کتاب فرمول برنامهریزی (راهنمایی درمورد ایجاد فهرستهای کاری کارآمد و مؤثر) به انگلیسی (To-do List formula) اثر دیمون زاهاریادس (Damon Zahariades) ترجمۀ محسن شعبانی انتشارات یوشیتا
معرفی کتاب فرمول برنامهریزی:
ایجاد فهرست کارهای روزمره، یکی از سادهترین سیستمهای مدیریت کارهای روزمره است. بااینحال، همچنان میلیونها نفر اعتقاد چندانی به آن ندارند. ممکن است شما هم یکی از آنها باشید. بدون یک راهبرد مناسب برای مدیریت کارها، روزهایمان بیهدف و بدون هیچ کنترلی یکی پس از دیگری سپری میشوند و وقتی از موعد کارهای مهممان میگذرد، سطح استرس و اضطرابمان سر به فلک میکشد.
کتاب فرمول برنامهریزی به شما در انجام بموقع کارهایتان کمک میکند. انجام بموقع کارها از اهمیت زیادی برخوردار است. خواندن این کتاب به افرادی که احساس میکنند زیر کوهی از وظایف، پروژهها و مسئولیتها مدفون شدهاند، بهشدت توصیه میشود. فرمول برنامهریزی به شما نشان میدهد که چگونه کنترل کارهای روزمرهتان را به دست بگیرید و از برنامههای ازپیشتعیینشدۀ خود جلو بزنید.
معرفی کامل فرمول برنامهریزی:
برنامهریزی روزانه به معنی تعیین وظایف و فعالیتهای موردنظر برای هرروز است که با هدفِ افزایش بهرهوری، کاهش استرس و دستیابی به اهداف کوتاهمدت و بلندمدت صورت میگیرد. احتمالاً شما هم قبول داشته باشید که وجود یک برنامۀ منظم میتواند به ما کمک کند تا بهتر و کارآمدتر عمل کنیم و از زمان خود به بهترین نحو استفاده کنیم.
برنامهریزی روزانه میتواند تأثیر قابلتوجهی بر زندگی ما داشته باشد؛ با برنامهریزی روزانه میتوانیم وظایف و فعالیتهای خود را بهطور دقیق و منظم سازماندهی کنیم. این کار باعث افزایش بهرهوری ما میشود، زیرا میتوانیم زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنیم و از انجام کارهای غیرضروری جلوگیری کنیم. داشتن برنامۀ مشخص به ما کمک میکند تا از نگرانیهای ناشی از فراموش کردن وظایف یا انبوهی از کارها که باید انجام دهیم، جلوگیری کنیم. با داشتن یک برنامهریزی روزانه، میتوانیم با آرامش بیشتری به کارهای خود بپردازیم و از استرسهای غیرضروری دوری کنیم.
برنامهریزی روزانه به ما این امکان را میدهد که گامبهگام به اهداف کوتاهمدت و بلندمدت خود نزدیک شویم. با تعیین اهداف روزانه و پیگیری آنها، میتوانیم مطمئن شویم که بهسوی دستیابی به اهداف بزرگتر خود حرکت میکنیم. با داشتن یک برنامۀ منظم، میتوانیم زمان خود را بهینهتر مدیریت کنیم و به تمامی وظایف و فعالیتهای خود بهموقع برسیم. این کار باعث میشود که زمان بیشتری برای استراحت، تفریح و انجام فعالیتهای دلخواه خود داشته باشیم. احتمالاً شما هم قبول داشته باشید که بدون برنامهریزی مناسب، ممکن است زمان زیادی را صرف کارهای بیاهمیت یا غیرضروری کنیم. برنامهریزی روزانه به ما کمک میکند تا تمرکز خود را بر روی وظایف مهمتر و اولویتدار قرار دهیم و از اتلافوقت جلوگیری کنیم.
کتاب فرمول برنامهریزی کتاب کوتاهی است که به شما در انجام بموقع کارهایتان کمک میکند. انجام بموقع کارها از اهمیت زیادی برخوردار است. خواندن این کتاب را به افرادی که احساس میکنند زیر کوهی از وظایف، پروژهها و مسئولیتها مدفون شدهاند، بهشدت توصیه میشود. این اثر، به شما نشان میدهد که چگونه کنترل کارهای روزمرهتان را به دست بگیرید و از برنامههای ازپیشتعیینشدۀ خود جلو بزنید.
عنوان این کتاب یعنی فرمول برنامهریزی، به این معنی نیست که درمورد مدیریت کارها، یک رویکرد کامل و فراگیر وجود دارد و برای همه مفید و سودمند است. برعکس، هدف این کتاب، نشان دادن رویکردی است که بهترین مکمل برای کارهای شخصی شماست.
قسمتهایی از کتاب:
هدف اصلی برنامهریزی، کمک به سازماندهی کارها و پروژههایتان و اولویتبندی کارهای مهم است. این کار به شما این امکان را میدهد تا همهچیز را از ذهنتان بیرون کنید و به کارهای مهمی که پیشرو دارید، معطوف کنید. با نوشتن کارهایتان، آنها را در یک مکان جمعآوری میکنید و به دیدی کلی از اولویتهایتان دست مییابید.
جیتیدی راهبردی است که در نگاه اول، مؤثر و کارآمد به نظر میرسد. شما برای بیرون کشیدن کارها از ذهنتان و سازماندهی آنها براساس شرایط موجود، زمان زیادی را در اختیار دارید. این مورد مهمترین گام در شناسایی کارهای مهمتان میباشد. یکی از مهمترین نقاطقوت این سیستم این است که میزان اضطراب و استرستان را کاهش میدهد، زیرا تلاش برای بهخاطرسپردن مسائل، ذاتاً عملی استرسزاست.
پاکسازی فهرست کارها از موارد غیرضروری، در مدیریت کارهای باارزش به شما کمک میکند؛ همچنین در شناسایی پروژههای مهم و کارهای مربوط به آن، به شما کمک میکند. حذف کارهای بیارزش و نامربوط از یک فهرست کاری، مدیریت کارهایتان را سادهتر میکند.
برای مدیریت کارهایتان میتوانید از اپلیکیشنهای برنامهریزی استفاده کنید و کارها و پروژههایتان را در یک ساختار تو در تو سازماندهی کنید. با انجام این کار، تجسم ذهنی حجم کاریتان را بهبود میبخشید؛ همچنین به دیدی کلی از کارهای تشکیلدهندۀ پروژههای بزرگتر دست مییابید و روند پیشرفتتان را در جهت تکمیل آن پروژهها، مشاهده میکنید.
دربارۀ نویسنده، دیمون زاهاریادِس:
دیمون زاهاریادِس کارمند شرکتی بود که سالها جلسات غیرضروری، صحبتهای بیفایدۀ همکاران و محیط کاری شلوغ و پر از حواسپرتی را قبل از اینکه کسبوکار خودش را راهاندازی کند و مستقل شود، تحمل کرده است. درحالحاضر، علاوهبر نویسندۀ فهرستِ بلندبالایی از کتابهای مدیریت زمان و بهرهوری، نویسندۀ وبلاگ بهرهوری ArtofProductivity.com نیز هست؛ همچنین، در اوقات فراغت خود، با تقویت کمپینهای بازاریابی محتوایی که کسبوکارهای روبهرشد امروزی برای جذب مشتری از آنها استفاده میکنند، مهارتهای خود را در زمینۀ تبلیغنویسی (کپیرایتینگ) به نمایش میگذارد. دیمون و همسرش در کالیفرنیای جنوبی زندگی میکنند.
دیمون زاهاریادِس
فهرست مطالب:
مقدمۀ مترجم
پیشگفتار
تناقض بهرهوری: چرا فهرست کارهای برنامهریزیشدۀ خودمان را به سرانجام نمیرسانیم؟
بخش اول: چرا فهرست کارهای برنامهریزیشدۀ خودمان را به سرانجام نمیرسانیم؟
دلیل 1: از هدف تهیۀ برنامۀ کاریتان درک درستی ندارید
دلیل 2: به سررسیدهای تعیینشده توجهی ندارید
دلیل 3: فهرست کارهایتان بیشازحد بلندبالا و طولانی است
دلیل 4: برنامههایتان تنوع بیشازحدی دارند
دلیل 5: گزینههای زیادی را در نظر میگیرید
دلیل 6: از تعیین جزئیات لازم برای هر کار غفلت میکنید
دلیل 7: فهرست کارهایتان بیشازحد کلی هستند
دلیل 8: کارهایتان اهداف مشخصی را دنبال نمیکنند
برآورد میزان کارآیی برنامۀ شما بهوسیلۀ خودارزیابی
چگونه احساسات منفی، بر میزان بهرهوری شما تأثیر منفی میگذارد؟
بخش دوم: ده مورد از محبوبترین سیستمهای برنامهریزی
1) فهرست گسترده و فراگیر
2) فهرست «کار + تاریخ شروع + سررسید»
3) برنامهریزی دو بُعدی: فهرست اصلی کارها+ فهرست کارهای روزمره
4) راهبرد «2+3»
5) راهبرد«5-3-1»
6) راهبرد برنامهریزی پروژهمحور
7) رویکرد میتتری
8 ) راهبرد برنامهریزی کانبان
9) راهبرد برنامهریزی مبتنیبر ماتریکس
10) انجام کارها (جیتیدی)
آیا راهبرد جیتیدی (انجام کارها) مؤثر است؟
بخش سوم: نحوۀ تهیۀ یک برنامۀ کاری مؤثر
مرحلۀ 1: جداسازی کارهای فعلی از کارهای آینده
مرحلۀ 2: تعریف نتایج براساس وظایف موردنظر
مرحلۀ 3: تجزیۀ پروژهها به کارهای کوچکتر
مرحلۀ 4: تعیین سررسید برای هر کار
مرحلۀ 5: تعداد کارهای موجود در فهرست کارهای جاریتان را به هفت مورد محدود کنید
مرحلۀ 6: سازماندهی کارها براساس پروژه، نوع یا موقعیت
مرحلۀ 7: فهرستتان را از کارهای غیرضروری خالی کنید
مرحلۀ 8: مقدار زمان موردنیاز برای انجام هر کار را برآورد کنید
مرحلۀ 9: هر کار را با یک فعل معلوم مشخص کنید
مرحلۀ 10: کارهایی را که انجام آنها نیاز به کمک دیگران دارد، مشخص کنید
بخش چهارم: چگونگی طراحی یک سیستم برنامهریزی کارآمد
نکتۀ 1: تهیۀ یک فهرست طبقهبندی شده با عنوان «کارهای کوچک»
نکتۀ 2: مراقب احساس سردرگمی باشید
نکتۀ 3: در تهیۀ برنامۀ کاری خود، شرایط را در نظر بگیرید
نکتۀ 4: انجام بررسیهای هفتگی
نکتۀ 5: فهرست اهدافتان را بهروزرسانی کنید
نکتۀ 6: درگیرشدن بیشازحد در روانشناسی
نکتۀ 7: بهدنبال طراحی و استفاده از سیستمهای کارآمد باشید
نکتۀ 8: ثبات داشته باشید
اگر از واگن افتادید، چهکار کنید؟
بخش پنجم: کدام نوع برنامهریزی بهتر است؟ آفلاین یا آنلاین
معایب و مزایای استفاده از شیوۀ سنتی قلم و کاغذ
دلایل استفاده از ابزارها و اپلیکیشنهای آنلاین برنامهریزی
نحوۀ همگامسازی تقویم با فهرست کاری
نحوۀ تهیۀ «فهرست کارهای انجامشده»
سخن آخر درمورد نحوۀ ایجاد برنامۀ کاری کارآمد و مؤثر